关于印发《湖南工程学院
人事档案管理办法（试行）》的通知
各二级党委（党总支部）：
《湖南工程学院人事档案管理办法（实行）》已经学校党委会审议通过，现予以印发，请遵照执行。
中共湖南工程学院委员会
2020年6月8日
湖南工程学院人事档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学校人事档案管理工作，充分发挥人事档案在建设高素质专业化教职工队伍中的重要作用，推动人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部人事档案工作条例》等文件及国家有关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本管理办法所称的人事档案，是指学校党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、人事管理、人才服务等工作中形成的，反映教职工个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。
第三条 人事档案是学校教育培养、选拔任用、管理监督教职工的重要基础，是维护教职工合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是推进学校各项事业可持续发展的重要资源保障。
第四条 人事档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大教职工，服务学校党的建设，服务学校特色发展战略，为建设高水平工程应用型大学提供保障。
第五条 人事档案工作应当遵循下列原则：
（一）党管干部、党管人才；
（二）依规依法、全面从严；
（三）分级负责、集中管理；
（四）真实准确、完整规范；
（五）方便利用、安全保密。
第二章 管理体制和职责
第六条 学校党委领导人事档案工作，贯彻落实党中央及上级组织人事部门的相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题，将人事档案工作列入党建目标考核内容。
第七条 人事处主管学校人事档案工作，负责建立健全规章制度和工作机制，组织开展宣传、指导和监督检查。
第八条 学校成立人事档案室，人事档案室设在人事处，人事档案工作岗位具体职责包括：
（一）负责人事档案的建立、接收、审核、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；
（二）负责人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，配合上级部门及组织部开展干部人事档案专项审核工作；
（三）与人事档案材料形成单位建立联系机制，畅通收集材料渠道，检查归档材料是否符合归档要求；
（四）办理其他有关事项。
第九条 归档材料形成单位是指负责组织、人事、培训、奖罚、教学、科研等工作最终形成反映教职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料的单位。每个单位指定一名负责人分管人事档案工作，确定一名正式工作人员（中共党员）为人事档案联系人，负责收集、整理本单位人事档案材料，并在材料形成一个月内向人事档案室移交，移交时须提供逐份登记的移交清单一式两份。
第三章 管理范围
第十条 人事档案室管理的人事档案范围为学校在编教职工档案。省管干部的人事档案正本由湖南省委组织部保管，副本由人事档案室保管。聘用合同制人员档案归入我校在湘潭市人力资源服务中心的专柜保管，其管理办法参照本办法执行。人事档案工作人员本人及其在校工作亲属的人事档案另行保管。
第十一条 退（离）休人员的人事档案继续由人事档案室保管。
第十二条 死亡人员的人事档案由人事档案室保存五年后，移交综合档案管理部门永久保存。
第十三条 因辞职、合同终止、自动离职、被辞退、开除公职等情况不再属于学校管理范围的人员，其人事档案转至新的档案主管单位。
第四章 日常管理
第十四条 人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、审核、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。
第十五条 人事档案分为正本和副本。
首次参加工作被录用或者聘用的，由人事档案室以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本，并且负责管理。档案正本一般由原件组成。
根据工作需要，学校建立省管干部人事档案副本，并且负责管理，副本由正本主要材料的复制件构成。正本有关材料和信息变更时，副本应当相应变更。
第十六条 人事档案室应当按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将人事纸质档案转化形成数字图像和数字文本，建立人事数字档案库。
在数字化过程中，严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。
人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。
第十七条 人事档案室按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，每半年全面核对、清查和统计一次管理情况。按照档案库房建设标准要求，加强库房防火、防水、防盗、防蛀、防霉、防高温、防光、防尘等安全管理和技术防护措施。非工作人员不得进入库房。阅档场所、整理场所、办公场所做到三分开。
第十八条 人事档案转入学校须经审核、登记、整理、入库等流程，具体要求如下：
人事处负责对新入职人员的档案进行初审，登记档案缺件，并限期追补；手续完备后，及时将档案移交人事档案室。人事档案室不接收教职工个人自带档案。人事档案室一般应在接收到归档材料之日起两个月内完成整理、编目、入库工作。
第十九条 人事档案转出流程与要求如下：
（一）教职工工作调出的，人事档案室按照人事处出具的转档通知对档案进行认真核对整理，保证档案内容真实准确、材料齐全完整，不得扣留材料或分批转出；转出档案应严密包封，加盖专用密封章，做好登记，并填写《转递干部档案材料通知单》；转出档案必须通过机要交通或者安排专人送取，机要交通转递时，填写《机要文件交寄单》，与密封好的档案一同送至机要通信局，一般在两个月内完成转递；转出档案逾期一个月未收到回执的，人事档案室应发函或电话询问，以防丢失。
（二）教职工出现辞职、出国不归或者被辞退、解除（终止）劳动（聘用）合同、开除公职等情况，在学校对当事人作出结论意见或者处理处分，经保密审查后，按照转档通知将档案转递至相应的人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。凡辞职、离职人员须在办理完毕离校手续后办理转档手续，自应办理离校手续之日起逾期三个月未办理转档手续的，视为自动弃档，后果由个人承担。
第二十条 人事处及人事档案室按照国家相关标准和要求，加强对学校人事档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事档案信息化管理体系。
第二十一条 对于属于国家秘密、工作秘密的人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。
第二十二条 教职工入职后形成的人事档案材料，由归档材料形成单位的档案联系人负责收集，归档范围见《湖南工程学院人事档案材料收集归档范围》（附件1）。不属于规定归档范围的材料，档案联系人不得擅自归档。凡销毁材料，必须详细登记，并报请本单位领导审查批准。
第二十三条 归档材料一般应为原件。组织形成的材料应有形成时间、组织审查盖章（审批意见）、经办人签字；个人撰写的材料应有形成时间、本人签字；证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，复印件必须注明复印人、复印时间，并加盖材料制作单位公章或人事处公章。
第二十四条 归档材料的载体使用国际标准A4型的公文用纸，材料左边应当留有25毫米装订边，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第二十五条 归档单位需认真审核本单位所形成或接收的归档材料，确保材料真实准确、规范完整，杜绝假材料。对内容不准确、填写不规范、手续不完备等不符合归档要求的材料，人事档案室不予接收，由归档单位重新制作或审改。
第二十六条 归档单位移交材料时需逐份登记，填写《湖南工程学院人事档案材料移交登记表》（见附件2），由人事档案室和归档单位清点无误后签字确认。登记表一式两份，人事档案室和归档单位各留存一份。
第二十七条 归档单位应在材料形成之日起一个月内按要求送交人事档案室归档。符合归档要求的材料，人事档案室应在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第二十八条 人事档案室根据人事档案中材料缺少的情况，需列出材料补充清单送交相关单位。相关单位档案联系人负责补办或督促个人补办，原则上应在一个月内完成。
第五章 利用和审核
第二十九条 人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。
人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。
第三十条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）教职工录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、核查，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经学校批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）教职工日常管理中，熟悉了解教职工，研究、发现和解决有关问题等；
（七）其他因工作需要利用的事项。
教职工本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关教职工个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定向人事处提请查阅档案。
复制、摘录的档案材料，须经人事档案室工作人员审核登记，用后由查阅单位或个人妥善保管或登记销毁。
第三十一条 查阅人事档案按照以下程序和要求进行：
（一）校内单位查阅人事档案，如实填写《湖南工程学院人事档案查（借）阅审批表》（见附件3），由查阅单位负责人、人事处负责人审批签字并加盖公章后方可查阅；校外单位确因工作需要查阅人事档案，需带单位介绍信，按照业务关系由校内相关单位引荐，按程序审批和登记后方可查阅档案；
（二）查阅人事档案应当两人以上，一般均为党员；
（三）在规定时限内查阅。
第三十二条 人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，借出时限一般不得超出三个工作日。对借出的档案，要妥善保管，严格保密，不得擅自转借他人。取送外借档案时需两名以上党员共同办理，归还人事档案时工作人员应当面认真逐页核对档案材料，如有毁损、折叠、涂改、圈划、加划、抽取、撤换档案材料等现象的，必须立即报告。校外单位不得借阅我校教职工人事档案。
第三十三条 查借阅人员必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公布人事档案内容，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经批准不得复制档案材料。
第三十四条 坚持“凡提必审”“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，相关部门严格按照有关政策和标准，及时做好人事档案审核工作。
第三十五条 人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核教职工的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
第三十六条 人事档案审核中发现的问题，应当按照相关规定及时进行整改和处理。对于历史原因造成档案缺失的，由本人配合尽力弥补。新入职教职工的档案不得有缺失现象。涉及教职工个人信息重新认定的，应当及时通知教职工所在单位和本人。
凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第三十七条 人事档案室应当运用大数据等信息技术，建立健全人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、职工队伍宏观管理等提供精准高效服务。
第六章 纪律和监督
第三十八条 开展人事档案工作必须遵守下列纪律：
（一）严禁篡改、伪造人事档案；
（二）严禁提供虚假材料、不如实填报人事档案信息；
（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的人事档案材料；
（四）严禁利用职务之便，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；
（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；
（六）严禁擅自抽取、撤换、添加人事档案材料；
（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送人事档案；
（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁人事档案；
（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅人事档案；
（十）严禁擅自将人事档案带出国（境）外；
（十一）严禁泄露或者擅自对外公开人事档案内容。
第三十九条 人事档案室必须严格执行本办法，自觉接受组织监督和教职工监督。
教职工对人事档案工作中的违纪违规行为，有权向学校党委及人事处、纪检监察部门举报、申诉，受理部门应当按照有关规定查核处理。
第四十条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情节追究相关人员责任；涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第七章 附 则
第四十一条 本办法由人事处负责解释。
第四十二条 本办法自发布之日起施行。
附件：1. 湖南工程学院人事档案材料收集归档范围
2. 湖南工程学院人事档案材料移交登记表
3. 湖南工程学院人事档案查（借）阅审批表
湖南工程学院党政办公室 2020年6月8日印发
